KI-Automatisierung mit n8n
Wir automatisieren wiederkehrende Abläufe mit n8n und KI – vom Posteingang bis zur Rechnung – und betreiben die Workflows danach für Sie mit Updates, Überwachung und Datenschutz-Nachweisen. Ein Workflow mit KI kostet 1.980 Euro netto, der Betrieb 129 Euro netto im Monat.
Thorsten Schmitz-Hübsch · ISO 27001 Lead Auditor und Lead Implementer · ISACA CISM · zertifizierter Datenschutzbeauftragter und IT-Sicherheitsbeauftragter (TÜV) · Münster
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Was sich mit n8n und KI automatisieren lässt
Prozessautomatisierung heißt, dass wiederkehrende Arbeitsschritte ohne Abtippen ablaufen – mit KI auch dort, wo Texte gelesen, eingeordnet oder beantwortet werden müssen. n8n ist eine Software für solche Workflows: Sie verbindet Postfach, Kalender, Tabellen, Shop, CRM und Buchhaltung über Schnittstellen und führt die Schritte automatisch aus.
Typische Workflows mit KI im Mittelstand sind:
Anfragen aus dem Postfach lesen, nach Thema einordnen und ins CRM übernehmen,
eingehende Rechnungen auslesen, prüfen und an die Buchhaltung weitergeben,
Antworten auf häufige Kundenanfragen als Entwurf vorbereiten,
aus mehreren Quellen einen Bericht mit Zusammenfassung erstellen.
Die KI übernimmt dabei die Schritte, für die ein starres Regelwerk nicht reicht, etwa das Verstehen einer frei formulierten E-Mail. Bei TSMONDO läuft n8n seit dem 26. Juli 2026, seit dem 29. September 2026 auch für unseren KI-Telefonassistenten.
Warum n8n – und nicht Make oder Zapier?
n8n lässt sich auf einem eigenen Server betreiben; die Workflow-Daten bleiben damit auf Ihrem Server. Make lässt die Wahl zwischen Rechenzentren in der EU und den USA, Zapier speichert in den USA. Make und Zapier sind Cloud-Dienste der jeweiligen Anbieter, n8n gibt es zusätzlich als selbst gehostete Community-Edition, für die keine Lizenzgebühren anfallen.
| Merkmal | n8n (selbst gehostet) | Make | Zapier |
|---|---|---|---|
| Wo laufen die Workflow-Daten? | auf Ihrem Server bei IONOS, Vertrag auf Ihr Unternehmen | EU oder USA, je Organisation festgelegt und nachträglich nicht änderbar | AWS-Region US-East-1, andere Region nur nach Vereinbarung |
| Kosten der Software | Community-Edition ohne Lizenzgebühr, dazu der Server | Tarife des Anbieters | Tarife des Anbieters |
| Wer betreibt die Software? | Ihr Unternehmen; Einrichtung und Pflege durch TSMONDO im Auftrag | der Anbieter | der Anbieter |
Für den KI-Schritt gilt der Standort des Sprachmodells; den nennen wir im Angebot. Für Unternehmen mit Datenschutz- oder Informationssicherheitspflichten ist der Betriebsort ein Punkt, der in Audits geprüft wird. Make und Zapier sind leichter zu starten; n8n verlangt einen Server und dessen Pflege. Diesen Teil übernehmen wir.
Selbst gehostet – mit wenig eigenem Aufwand
n8n läuft auf einem eigenen Server in Deutschland, der auf Ihr Unternehmen angemeldet ist; wir richten ihn ein und kümmern uns um Updates. Ihr Unternehmen ist damit Lizenznehmer von n8n und Vertragspartner des Hosters. Die Einrichtung des Servers ist im ersten Workflow enthalten.
Wir empfehlen einen virtuellen Server bei IONOS; das Rechenzentrum in Deutschland wählen wir bei der Einrichtung aus. Ein Server mit zwei Prozessorkernen und vier Gigabyte Arbeitsspeicher kostet laut IONOS-Preisliste regulär 12 Euro im Monat inklusive Umsatzsteuer. Dazu kommen einmalig 10 Euro Einrichtung und das Backup ab 6 Cent je Gigabyte im Monat. Bei bis zu 50 Gigabyte Backup sind das rund 15 Euro im Monat inklusive Umsatzsteuer (Stand: 6. Oktober 2026). Diese Kosten zahlt Ihr Unternehmen direkt an IONOS.
Mit IONOS schließt Ihr Unternehmen den Vertrag zur Auftragsverarbeitung für den Server. Mit uns schließt es den Vertrag für Einrichtung und Betrieb der Workflows, samt Vertrag zur Auftragsverarbeitung. So bleibt klar, wem der Server gehört und wer was darauf tut.
Ihr Server, Ihr Vertrag
- Server auf Ihr Unternehmen
- Rechenzentrum in Deutschland
- Rund 15 € im Monat inkl. USt. direkt an IONOS
KI-Agenten in Ihren Abläufen
Freigabe durch einen Menschen in der Grundeinstellung
Ein KI-Agent erledigt mehrere Schritte selbstständig, etwa eine Anfrage lesen, Daten nachschlagen und eine Antwort entwerfen; Schritte mit Außenwirkung gibt in der Grundeinstellung ein Mensch frei, bevor sie ausgeführt werden. Dazu zählen zum Beispiel eine E-Mail an Kund:innen, eine Buchung in der Buchhaltung oder eine Zahlung.
Ein KI-Agent in n8n ist ein Workflow, in dem ein Sprachmodell entscheidet, welches Werkzeug als Nächstes gebraucht wird: das Postfach, der Kalender, die Kundendatenbank oder eine Suche in Ihren Dokumenten. Das macht Agenten flexibel, aber auch schwerer vorherzusagen als einen festen Ablauf. Deshalb bauen wir Agenten mit klaren Grenzen: Sie dürfen nur die Werkzeuge nutzen, die der Anwendungsfall braucht. Was dabei wie lange gespeichert wird, steht im Verzeichniseintrag des Workflows.
Welches Sprachmodell ein Workflow nutzt, legen wir je Anwendungsfall fest. Auf Wunsch setzen wir ein Modell ein, das in Deutschland betrieben wird, etwa über den AI Model Hub von IONOS, der in Rechenzentren in Deutschland rechnet.
Betrieb: Updates, Backups, Überwachung
Automatisierungen brechen, wenn sich Schnittstellen ändern; deshalb gehört zu jedem Workflow der Betrieb für 129 Euro netto im Monat mit Überwachung, Updates und Anpassungen. Ohne Betrieb übernehmen wir keine Umsetzung.
Die Betriebspauschale umfasst:
- die Überwachung der Workflows und eine Meldung an uns, wenn ein Lauf fehlschlägt,
- Anpassungen bei Änderungen von Schnittstellen bis zu 30 Minuten im Monat,
- die Updates von n8n und Betriebssystem auf Ihrem Server,
- die Kontrolle, dass die Backups laufen,
- die Pflege der Nachweise, etwa des Verzeichniseintrags.
Der Betrieb läuft zwölf Monate und ist danach quartalsweise kündbar. Die Kosten für das Backup selbst zahlt Ihr Unternehmen mit dem Server direkt an IONOS. Größere Änderungen an einem Workflow, etwa ein neuer Ablauf oder ein weiteres System, bieten wir als eigenen Baustein an. Den Meldeweg für fehlgeschlagene Läufe testen wir bei der Einrichtung auf Ihrem Server.
Datenschutz und Nachweise
Zu jedem Workflow mit personenbezogenen Daten dokumentieren wir Verzeichniseintrag, Auftragsverarbeitungsverträge und – wenn nötig – die Datenschutz-Folgenabschätzung; in Unternehmen mit ISMS binden wir die Workflows ein. Ein ISMS ist ein Informationssicherheits-Managementsystem, zum Beispiel nach ISO 27001.
Eigene Auswertung, Anfang Oktober 2026
Datenschutz nennen viele n8n-Anbieter. Von sechs geprüften Seiten von n8n-Agenturen, die Anfang Oktober 2026 bei einer Google-Suche aus Münster gefunden wurden, erwähnten fünf den Datenschutz und keine ISO 27001. Für Unternehmen mit Managementsystem entscheidet sich aber dort, ob ein Workflow ein Audit besteht: in der Risikoanalyse, in der Lieferantenbewertung und in den Nachweisen.
Hinter TSMONDO KI steht Thorsten Schmitz-Hübsch – ISO 27001 Lead Auditor und Lead Implementer, ISACA CISM, zertifizierter Datenschutzbeauftragter und IT-Sicherheitsbeauftragter (TÜV). Die Nachweise für Ihre Workflows erstellen wir so, wie er sie als Lead Auditor prüfen würde.
Was kostet eine Automatisierung?
Ein Workflow mit KI für einen Anwendungsfall kostet 1.980 Euro netto, der Betrieb 129 Euro netto im Monat; größere Vorhaben bieten wir nach dem Erstgespräch oder dem KI-Potenzialcheck zum Festpreis an.
| Leistung | Preis |
|---|---|
| n8n-Workflow mit KI (ein Anwendungsfall, bis drei Systeme; im ersten Workflow inklusive Einrichtung des Servers) | 1.980 € netto einmalig |
| Betrieb je Workflow | 129 € netto im Monat |
| Server bei IONOS (direkt an IONOS) | rund 15 € im Monat inkl. USt. bei bis zu 50 GB Backup, einmalig 10 € Einrichtung |
Ein Workflow umfasst einen Anwendungsfall mit bis zu drei angebundenen Systemen. Am Ende steht ein eingerichteter Workflow, der die vorher vereinbarten Testfälle durchlaufen hat; Sie erhalten eine Ablaufbeschreibung und den Eintrag für Ihr Verarbeitungsverzeichnis. Der Betrieb läuft zwölf Monate und ist danach quartalsweise kündbar.
Wird das gefördert?
Reine Automatisierung ohne KI fördert die NRW.BANK nicht; den Test eines KI-Systems in einem Vorhaben ab 10.000 Euro netto schon. Derzeit nimmt die NRW.BANK allerdings keine neuen Anträge an (Stand: 7. Oktober 2026).
Das Programm NRW.BANK.Impuls KI richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz in Nordrhein-Westfalen. Gefördert werden die Konzeptberatung und der Test eines KI-Systems, nicht die Umsetzung nach dem Test und nicht der laufende Betrieb. Ein einzelner n8n-Workflow ist dafür zu klein. Ob ein Workflow mit KI Teil eines geförderten Tests im Paket „KI-Start NRW“ sein kann, prüfen wir im Einzelfall. Der Antrag kommt vor dem Auftrag, und eine Bewilligung ist nicht sicher. Mehr dazu auf der Seite KI-Beratung für den Mittelstand.
n8n-Agentur oder Freelancer?
Ob eine n8n-Agentur oder ein Freelancer besser passt, hängt davon ab, wer den Workflow nach dem Bau betreibt und dokumentiert. Beides kann richtig sein.
Ein Freelancer passt gut, wenn ein klar umrissener Workflow gebaut werden soll und Ihr Team den Betrieb danach selbst übernimmt.
Ein Anbieter mit Betriebsmodell passt, wenn Workflows Teil des Tagesgeschäfts werden, personenbezogene Daten verarbeiten oder in einem Audit bestehen müssen. Dann zählen ein fester Betrieb und Unterlagen, mit denen auch eine andere Fachkraft den Workflow übernehmen kann.
Fragen Sie in beiden Fällen nach drei Dingen: Wer kümmert sich, wenn sich eine Schnittstelle ändert? Wo läuft der Server, und wem gehört er? Welche Unterlagen bekommen Sie für Ihr Verarbeitungsverzeichnis? TSMONDO KI beantwortet diese Fragen mit dem Betrieb, dem Server auf Ihr Unternehmen und den Datenschutz-Nachweisen.
Häufige Fragen
Was ist n8n?
n8n ist eine Software für die Automatisierung von Arbeitsabläufen. Sie verbindet Programme wie Postfach, Kalender, Tabellen, Shop oder CRM über Schnittstellen und führt wiederkehrende Schritte automatisch aus. Mit KI-Bausteinen kann n8n auch Texte lesen, einordnen und Antworten entwerfen. Anders als Make und Zapier lässt sich n8n auf einem eigenen Server betreiben; die selbst gehostete Community-Edition kostet keine Lizenzgebühr. TSMONDO KI richtet n8n auf einem Server Ihres Unternehmens ein und betreibt die Workflows.
Wie funktioniert n8n?
n8n arbeitet mit Workflows aus einzelnen Bausteinen. Am Anfang steht ein Auslöser, etwa eine neue E-Mail, ein Formular oder ein Zeitplan. Danach folgen Schritte, die Daten lesen, umwandeln, prüfen oder in ein anderes System schreiben. Die Workflows werden in einem grafischen Editor zusammengesetzt; für Sonderfälle lässt sich eigener Code einfügen. Ein KI-Baustein kann innerhalb des Workflows Texte verstehen oder entscheiden, welcher Schritt als Nächstes folgt.
Kann man n8n selbst hosten?
Ja. n8n lässt sich auf einem eigenen Server betreiben, und die selbst gehostete Community-Edition kostet keine Lizenzgebühr. Sie brauchen dafür einen Server, Updates, Backups und Überwachung. Bei TSMONDO KI läuft n8n auf einem Server in Deutschland, der auf Ihr Unternehmen angemeldet ist. Bei IONOS kostet er rund 15 Euro im Monat inklusive Umsatzsteuer und Backup. Die Einrichtung ist im ersten Workflow enthalten; Updates und Überwachung übernehmen wir im Betrieb.
Ist n8n DSGVO-konform?
n8n lässt sich datenschutzkonform betreiben, wenn die Voraussetzungen stimmen. Selbst gehostet laufen die Workflow-Daten auf Ihrem Server in Deutschland. Mit dem Hoster schließt Ihr Unternehmen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, mit uns ebenfalls. Für jeden Workflow mit personenbezogenen Daten gehört ein Eintrag ins Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Nutzt ein Workflow ein KI-Modell, kommt es darauf an, wo dieses Modell betrieben wird. Diese Nachweise erstellen wir bei der Einrichtung mit.
n8n oder Make?
n8n passt besser, wenn die Workflow-Daten auf einem eigenen Server in Deutschland bleiben sollen; Make ist leichter zu starten, läuft aber als Cloud-Dienst des Anbieters. Bei Make wählen Sie für Ihre Organisation ein Rechenzentrum in der EU oder in den USA, und diese Wahl lässt sich später nicht ändern. Für Unternehmen mit Audit- oder Datenschutzpflichten spricht der eigene Server meist für n8n. Den Mehraufwand für Server und Pflege übernehmen wir.
Wer kümmert sich um Updates?
Bei TSMONDO KI kümmern wir uns um die Updates. Die Betriebspauschale beträgt 129 Euro netto im Monat je Workflow. Sie umfasst die Updates von n8n und Betriebssystem, die Überwachung der Workflows und die Kontrolle der Backups. Dazu kommen Anpassungen bei Änderungen von Schnittstellen bis zu 30 Minuten im Monat und die Pflege der Nachweise. Ohne diesen Betrieb übernehmen wir keine Umsetzung, weil ein Workflow sonst nach einer Änderung an einer Schnittstelle unbemerkt stehen bleiben kann.
Was kostet ein Workflow?
Ein n8n-Workflow mit KI kostet bei TSMONDO KI 1.980 Euro netto für einen Anwendungsfall mit bis zu drei angebundenen Systemen; im ersten Workflow ist die Einrichtung des Servers enthalten. Dazu kommen 129 Euro netto im Monat für den Betrieb. Den Server zahlt Ihr Unternehmen direkt an IONOS: rund 15 Euro im Monat inklusive Umsatzsteuer und Backup sowie einmalig 10 Euro Einrichtung. Größere Vorhaben bieten wir nach dem Erstgespräch oder dem KI-Potenzialcheck zum Festpreis an.
Wird das gefördert?
Reine Automatisierung ohne KI wird über NRW.BANK.Impuls KI nicht gefördert. Gefördert werden die Konzeptberatung und der Test eines KI-Systems für kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz in Nordrhein-Westfalen, in einem Vorhaben ab 10.000 Euro netto. Nicht gefördert werden die Umsetzung nach dem Test und der laufende Betrieb. Derzeit nimmt die NRW.BANK allerdings keine neuen Anträge an (Stand: 7. Oktober 2026). Der Antrag kommt vor dem Auftrag, und eine Bewilligung ist nicht sicher.
Welcher Ablauf lohnt sich zuerst?
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