KI-Telefonassistent mit Datenschutzpaket
Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe auch außerhalb Ihrer Bürozeiten an, beantwortet Fragen aus Ihren eigenen Webseiten, trägt Termine in Ihren Kalender ein und schickt nach jedem Gespräch eine Notiz. Wir richten ihn mit Datenschutz-Folgenabschätzung und KI-Hinweis ein und betreiben ihn. Bei TSMONDO nimmt ein solcher Assistent seit dem 29. September 2026 selbst Anrufe an.
Wenn wir nicht selbst abnehmen, antwortet unsere KI-Assistentin.
Thorsten Schmitz-Hübsch · ISO 27001 Lead Auditor und Lead Implementer · ISACA CISM · zertifizierter Datenschutzbeauftragter und IT-Sicherheitsbeauftragter (TÜV) · Münster
Aktualisiert am
Was ein KI-Telefonassistent für Ihr Unternehmen erledigt
Ein KI-Telefonassistent ist eine Sprach-KI, die Anrufe annimmt, Anliegen aufnimmt und Termine oder Rückrufe in Ihren Kalender einträgt. Er entlastet Ihr Team im Kundenservice, ersetzt aber keine Fachberatung und keinen Notdienst.
Der KI-Telefonassistent erledigt vier Aufgaben:
- Im Gespräch beantwortet er häufige Fragen aus einer geprüften Wissensbasis, die wir aus Ihren Webseiten aufbauen.
- Im Gespräch schlägt er freie Termine aus Ihrem Microsoft-365-Kalender vor und trägt den vereinbarten Termin ein, als Teams-Besprechung oder als Rückruf.
- Nach jedem Gespräch schickt er eine Notiz per E-Mail an Ihr Team.
- Dringende Anliegen meldet er direkt nach dem Gespräch als Notfall-Mail.
Abgrenzung
Was der KI-Telefonassistent nicht tut, legen wir ebenso klar fest: Er verbindet nicht zu einer Person weiter, gibt keine Rechts- oder Technikberatung, spricht im Standard nur Deutsch und macht keine Tonaufnahme. Eine Sprach-KI kann sich irren; wie gut ihre Auskünfte sind, hängt von der Wissensbasis ab. Deshalb prüfen wir die Wissensbasis vor dem Start und pflegen sie im Betrieb.
KI-Anrufbeantworter, Voicebot oder Telefonassistent?
Ein KI-Anrufbeantworter nimmt Nachrichten entgegen; ein KI-Telefonassistent handelt im Gespräch: Er bucht Termine und beantwortet Fragen. Mit Voicebot sind oft größere Systeme für Callcenter gemeint, mit vielen Anrufen gleichzeitig und Anbindung an ein Contact-Center-System.
Für mittelständische Unternehmen liegt der Unterschied im Ergebnis.
Ein KI-Anrufbeantworter hinterlässt eine Liste von Nachrichten, die jemand abarbeiten muss.
Ein KI-Telefonassistent erledigt einen Teil davon gleich im Gespräch: Der Termin steht im Kalender, die Frage ist beantwortet, und die Notiz liegt im Postfach.
Ein Voicebot für ein Callcenter braucht in der Regel ein eigenes Projekt mit Integrationen in mehrere Systeme.
TSMONDO KI richtet KI-Telefonassistenten für mittelständische Unternehmen ein und betreibt sie. Voicebots für Callcenter bauen wir nicht.
Für welche Betriebe sich ein KI-Telefonassistent lohnt
Ein KI-Telefonassistent lohnt sich überall dort, wo viele gleichartige Anrufe die Arbeit unterbrechen: im Handwerk, in Hausverwaltungen und bei Dienstleistern mit Terminen, etwa Werkstätten, Studios oder Agenturen. Typisch sind Fragen nach Öffnungszeiten und Leistungen, Terminwünsche, Rückrufbitten und Nachfragen zu laufenden Aufträgen, die er als Notiz weitergibt.
Ob sich der KI-Telefonassistent für Ihr Unternehmen rechnet, hängt von drei Größen ab: wie viele Anrufe am Tag eingehen, wie viele davon nach demselben Muster laufen und was ein verpasster Anruf kostet. Diese Rechnung machen wir im Erstgespräch oder im KI-Potenzialcheck mit Ihren Zahlen.
Berufe mit Schweigepflicht
Für Arztpraxen, Kanzleien und andere Berufe mit Schweigepflicht nach § 203 StGB richten wir den KI-Telefonassistenten nur nach einer Einzelfallprüfung ein. Dort ist oft schon das Anliegen am Telefon durch die Schweigepflicht geschützt, und jeder beteiligte Dienstleister muss zur Verschwiegenheit verpflichtet werden. Ob das für Ihre Praxis oder Kanzlei tragfähig ist, klären wir vor dem Angebot, einschließlich des Datenorts USA.
Handwerk
Im Handwerk nimmt der KI-Telefonassistent Anrufe an, während das Team auf der Baustelle ist. Er nimmt neue Anfragen mit Name, Adresse und Anliegen auf, beantwortet Fragen zu Leistungen und Einsatzgebiet aus Ihrer Webseite und schlägt Rückruftermine vor, die in Ihrem Kalender frei sind.
Nach jedem Gespräch liegt im Büro eine Notiz mit allen Angaben, statt einer Nachricht auf dem Anrufbeantworter, die erst abgehört und abgeschrieben werden muss. Gerade in Betrieben, in denen das Telefon tagsüber oft unbesetzt ist, können so weniger Anfragen verloren gehen. Welche Fragen der KI-Telefonassistent beantworten darf und welche er an Sie weitergibt, legen wir im Konzept gemeinsam fest. Ein Beispiel ist die Regel, keine Preise für Aufträge zu nennen, die erst besichtigt werden müssen.
Hausverwaltungen
In Hausverwaltungen nimmt der KI-Telefonassistent Schadensmeldungen strukturiert auf: wer anruft, welche Wohnung betroffen ist, was passiert ist und wie dringend es ist. Dringende Fälle meldet er direkt nach dem Gespräch als Notfall-Mail an das zuständige Team, alle anderen als normale Gesprächsnotiz.
Häufige Fragen von Mieter:innen, etwa zu Ansprechpersonen, Sprechzeiten oder Formularen, beantwortet er aus der Wissensbasis. Einen Notdienst ersetzt der KI-Telefonassistent nicht. Für Notfälle wie einen Wasserrohrbruch nennt er auf Wunsch die Notdienstnummer, die Sie ihm vorgeben; bei Gefahr für Leib und Leben verweist er auf die 112. Welche Fälle als dringend gelten, legen Sie im Konzept fest. So bleibt die Verantwortung für echte Notfälle dort, wo sie hingehört, und das Team bekommt die übrigen Meldungen geordnet.
Datenschutz und AI Act: was wir mitliefern
Für einen KI-Telefonassistenten ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung vorgeschrieben, und wir liefern sie mit. Die Datenschutzkonferenz führt auf ihrer Muss-Liste unter Nummer 11 den Einsatz künstlicher Intelligenz zur Steuerung der Interaktion mit Betroffenen. Als Beispiel nennt sie den Kundensupport mittels künstlicher Intelligenz.
Zum Datenschutzpaket gehören außerdem:
- die Einträge in Ihrem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten,
- die Prüfung der Auftragsverarbeitungsverträge mit ElevenLabs, Microsoft und dem Hosting,
- ein Abschnitt für Ihre Datenschutzerklärung,
- die Hinweise im Gespräch.
KI-Hinweis und Mitschrift
Seit dem 2. August 2026 gilt die Transparenzpflicht nach Artikel 50 der KI-Verordnung: Wer mit einem KI-System spricht, muss das erfahren. Unser KI-Telefonassistent sagt es im ersten Satz und weist gleich danach darauf hin, dass das Gespräch als Text mitgeschrieben wird; wer das nicht möchte, sagt es einfach. Eine Tonaufnahme gibt es nicht. Beim Sprachdienst und auf unserem Server löschen wir die Mitschriften nach festen Fristen; für die Notizen in Ihrem Postfach legt Ihr Unternehmen die Frist fest.
Datenschutzbeauftragter: Pflicht bei DSFA
Wer einen KI-Telefonassistenten einsetzt, muss in der Regel auch einen Datenschutzbeauftragten benennen, unabhängig von der Betriebsgröße. Nach § 38 Absatz 1 Satz 2 BDSG gilt das für jedes Unternehmen, das Verarbeitungen vornimmt, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung unterliegen. Die übliche Schwelle von 20 Personen, die in der Regel ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, spielt dann keine Rolle.
Option zum KI-Telefonassistenten
Viele kleinere Unternehmen haben bisher keinen Datenschutzbeauftragten. Auf Wunsch übernimmt ein unabhängiger Datenschutzbeauftragter aus unserem Netzwerk diese Rolle, als Option zum KI-Telefonassistenten. So prüft nicht dieselbe Stelle die Datenschutz-Folgenabschätzung, die sie erstellt hat. Den Preis nennen wir im Angebot. Wenn Ihr Unternehmen schon einen Datenschutzbeauftragten hat, binden wir ihn ein. Benennen muss ihn Ihr Unternehmen; die Unterlagen dafür bereiten wir vor.
Wo die Daten verarbeitet werden
Die Telefonanlage betreiben wir auf einem Server in Deutschland; die Sprach-KI stammt von ElevenLabs und verarbeitet Daten standardmäßig in den USA. ElevenLabs ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, der Auftragsverarbeitungsvertrag enthält zusätzlich Standardvertragsklauseln.
Eine Datenhaltung in der EU bietet ElevenLabs nur im Enterprise-Tarif an. Wir benennen den Datenort USA deshalb offen in der Datenschutz-Folgenabschätzung und im Abschnitt für Ihre Datenschutzerklärung. Ihr Kalender und Ihre E-Mails bleiben in Ihrem eigenen Microsoft-365-Konto. Den Zugriff gibt Ihre Administration frei; welche Rechte der KI-Telefonassistent bekommt, etwa für den Kalender, den Versand der Notizen und bei einer Anrufer-Erkennung auch für Kontakte, legen wir im Konzept fest.
Wer ist wofür verantwortlich?
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO bleibt Ihr Unternehmen; TSMONDO ist Ihr Auftragsverarbeiter und ElevenLabs unser Unterauftragsverarbeiter. Wir betreiben den KI-Telefonassistenten unter unserem ElevenLabs-Konto. Für Sie heißt das: ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit uns statt eines eigenen Vertrags mit ElevenLabs. So bleibt die Kette der Auftragsverarbeitung kurz und dokumentiert.
Den KI-Hinweis im ersten Satz richten wir technisch ein, und wir halten die Einstellungen so, wie sie in der Datenschutz-Folgenabschätzung stehen. Welche Rolle Ihr Unternehmen nach der KI-Verordnung hat, ist eine Frage für die anwaltliche Prüfung. Die Entscheidungen, die nur der Verantwortliche treffen kann, etwa zur Rechtsgrundlage und zu den Löschfristen, bereiten wir als Entwurf vor; Sie entscheiden.
So richten wir Ihren Telefonassistenten ein
Die Einrichtung läuft in sechs Schritten: Konzept, Telefonie-Anbindung, Agent und Wissensbasis, Kalender, Datenschutzpaket, Testanrufe und Start.
- Konzept: Anrufaufkommen, Aufgaben des KI-Telefonassistenten, Themenliste, Regeln für Termine und Rückrufe, Notdienstnummer und was er ablehnt.
- Telefonie-Anbindung: Wir binden Ihre Telefonie verschlüsselt an, zum Beispiel eine FRITZ!Box über WireGuard, einen SIP-Trunk oder eine Cloud-Telefonanlage.
- Agent und Wissensbasis: Gesprächsregeln, Stimme, Aussprache-Wörterbuch und eine geprüfte Wissensbasis aus Ihren Webseiten.
- Kalender und Notizen: Terminbuchung im Microsoft-365-Kalender, Gesprächsnotiz und Notfall-Mail.
- Datenschutzpaket: Datenschutz-Folgenabschätzung, Verzeichniseinträge, Prüfung der Verträge, Text für die Datenschutzerklärung.
- Testanrufe und Start: Testanrufe nach einem vereinbarten Skript, danach schalten wir den KI-Telefonassistenten frei.
Voraussetzungen
- FRITZ!Box ab FRITZ!OS 7.50 (WireGuard) oder SIP-Trunk bzw. Cloud-Telefonanlage
- Eine Rufnummer für den Assistenten oder ein Umleitungskonzept
- Microsoft 365 mit Exchange-Kalender und Teams, Administration für die Freigabe der Rechte
- Webseiten oder Texte als Wissensquelle
- Eine Ansprechperson für Freigaben
Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Die Einrichtung kostet 3.960 Euro netto einmalig, der Betrieb 249 Euro netto im Monat plus 0,25 Euro je Gesprächsminute; die Mindestlaufzeit beträgt zwölf Monate.
| Leistung | Preis (netto) |
|---|---|
| Einrichtung (Konzept, Telefonie, Agent und Wissensbasis, Kalender, Datenschutzpaket, Testanrufe) | 3.960 € einmalig |
| Betrieb (Server in Deutschland, Überwachung, Updates, Löschläufe, Pflege der Wissensbasis bis zu einer Stunde im Monat) | 249 € im Monat |
| Gesprächsminuten | 0,25 € je Minute |
Ein Beispiel: Bei 300 Gesprächsminuten im Monat zahlen Sie für Betrieb und Gesprächsminuten zusammen 324 Euro netto im Monat. Nach den zwölf Monaten ist der Betrieb quartalsweise kündbar. Ihr Telefonanschluss und Ihr Microsoft-365-Konto bleiben Ihre eigenen Verträge und sind im Preis nicht enthalten. Die Kosten der Sprach-KI sind mit dem Minutenpreis abgegolten.
Gibt es einen kostenlosen KI-Telefonassistenten?
Für den Dauerbetrieb ist ein KI-Telefonassistent nicht kostenlos, weil jede Gesprächsminute Kosten für Sprach-KI und Telefonie verursacht. Kostenlose Angebote sind meist Testphasen oder Freiminuten; danach fallen Gebühren an.
Wenn Sie ausprobieren möchten, wie sich ein KI-Telefonassistent anhört, rufen Sie uns an: 0162 9691436. Wenn wir nicht selbst abnehmen, antwortet unsere KI-Assistentin. Der Anruf kostet Sie nur Ihren normalen Telefontarif. So hören Sie Stimme, Tempo und Gesprächsführung im echten Betrieb, bevor Sie über ein Angebot entscheiden. Im kostenlosen Erstgespräch von 30 Minuten klären wir danach, wie der KI-Telefonassistent bei Ihnen aussehen würde. Wie viele Gesprächsminuten bei Ihnen anfallen würden, schätzen wir dabei anhand Ihrer Anrufzahlen.
Gibt es Förderung?
Derzeit nicht: Die NRW.BANK nimmt für NRW.BANK.Impuls KI keine neuen Anträge an (Stand: 7. Oktober 2026). Grundsätzlich fördert das Programm den Test eines KI-Systems, wenn er Teil eines Vorhabens ab 10.000 Euro netto ist, etwa im Paket „KI-Start NRW“.
Für den KI-Telefonassistenten heißt das: Gefördert werden kann der Test im Rahmen eines KI-Konzepts, nicht die Einrichtung für den Dauerbetrieb und nicht der laufende Betrieb. Das Programm richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz in Nordrhein-Westfalen, der Antrag kommt vor dem Auftrag, und eine Bewilligung ist nicht sicher. Mehr zu Förderung und Paketen steht auf der Seite KI-Beratung für den Mittelstand.
Welcher KI-Telefonassistent ist der beste?
Der beste KI-Telefonassistent ist der, der zu Ihrer Telefonanlage, Ihrem Kalender und Ihren Datenschutzpflichten passt. Grob lassen sich drei Arten von Angeboten unterscheiden.
| Art | Für wen | Worauf achten |
|---|---|---|
| Selbstbedienungs-Abo | wer selbst einrichtet und pflegt | Datenort, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, wer die Datenschutz-Folgenabschätzung erstellt |
| Branchenlösung einer Fachsoftware | wer die Software des Herstellers ohnehin nutzt | Anbindung an andere Systeme, Kalender, Kosten je Platz |
| Eingerichtet und betrieben | wer Anbindung, Nachweise und Betrieb aus einer Hand will | Laufzeit, Leistungsumfang des Betriebs, Datenort |
Selbstbedienungs-Abos passen, wenn jemand im Unternehmen Zeit für Einrichtung, Wissensbasis und Datenschutz hat. Eingerichtete und betriebene Lösungen wie unsere bringen die Anbindung an Telefonanlage und Kalender, das Datenschutzpaket und die laufende Pflege mit. Vergleichen Sie Angebote anhand derselben Fragen: Wo werden die Daten verarbeitet, wer erstellt die Nachweise, und wer kümmert sich, wenn sich etwas ändert?
Im Einsatz bei TSMONDO
Seit dem 29. September 2026 im eigenen Büro
Unsere eigene KI-Assistentin nimmt seit dem 29. September 2026 Anrufe bei TSMONDO an. Sie meldet sich als KI-Assistentin, nimmt Anliegen auf, schlägt freie Termine aus dem Kalender vor, trägt den vereinbarten Termin ein und schickt nach jedem Gespräch eine Notiz.
Wir setzen damit dasselbe System ein, das wir für Kund:innen einrichten: Telefonanlage auf einem Server in Deutschland, Sprach-KI von ElevenLabs, Kalender in Microsoft 365, Datenschutz-Folgenabschätzung, Verzeichniseintrag und Hinweise im Gespräch. Die Erfahrungen aus dem eigenen Betrieb, etwa bei der Aussprache von Fachbegriffen und bei den Regeln für Termine, fließen in jede Einrichtung ein.
Hören Sie sich die Assistentin an: 0162 9691436. Wenn wir nicht selbst abnehmen, antwortet unsere KI-Assistentin.
Häufige Fragen
Was ist ein KI-Telefonassistent?
Ein KI-Telefonassistent ist eine Sprach-KI, die Anrufe für Ihr Unternehmen annimmt. Er nimmt das Anliegen auf, beantwortet häufige Fragen aus einer geprüften Wissensbasis, schlägt freie Termine aus Ihrem Kalender vor und trägt den vereinbarten Termin ein. Nach jedem Gespräch schickt er eine Notiz an Ihr Team, bei dringenden Anliegen direkt nach dem Gespräch eine Notfall-Mail. Anders als ein Anrufbeantworter erledigt er einen Teil der Anliegen gleich im Gespräch. Einen Notdienst und eine Fachberatung ersetzt er nicht.
Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Ein KI-Telefonassistent kostet bei TSMONDO KI 3.960 Euro netto für die Einrichtung und 249 Euro netto im Monat für den Betrieb, dazu 0,25 Euro je Gesprächsminute. Bei 300 Gesprächsminuten im Monat zahlen Sie für Betrieb und Minuten zusammen 324 Euro netto im Monat. Die Mindestlaufzeit beträgt zwölf Monate, danach ist der Betrieb quartalsweise kündbar. In der Einrichtung ist das Datenschutzpaket mit Datenschutz-Folgenabschätzung enthalten. Telefonanschluss und Microsoft 365 bleiben Ihre eigenen Verträge.
Gibt es einen KI-Telefonassistenten kostenlos?
Für den Dauerbetrieb ist ein KI-Telefonassistent nicht kostenlos, denn Sprach-KI und Telefonie kosten je Gesprächsminute Geld. Kostenlose Angebote sind meist Testphasen oder Freiminuten. Wenn Sie hören möchten, wie ein KI-Telefonassistent im echten Betrieb klingt, rufen Sie uns an: 0162 9691436. Wenn wir nicht selbst abnehmen, antwortet unsere KI-Assistentin. Es fallen nur die Kosten Ihres eigenen Telefontarifs an. So hören Sie, ob Stimme und Gesprächsführung zu Ihrem Unternehmen passen.
Ist ein KI-Telefonassistent DSGVO-konform?
Ein KI-Telefonassistent lässt sich datenschutzkonform betreiben, wenn die Voraussetzungen vor dem Start erfüllt sind. Weil die Datenschutzkonferenz den Kundensupport mittels künstlicher Intelligenz auf ihre Muss-Liste gesetzt hat, ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung vorgeschrieben, und damit nach § 38 BDSG in der Regel auch ein Datenschutzbeauftragter. Dazu kommen Verträge zur Auftragsverarbeitung, der Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis und Hinweise für die Anrufenden. Unsere Sprach-KI verarbeitet Daten in den USA; die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.
Müssen Anrufende erfahren, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja. Seit dem 2. August 2026 gilt die Transparenzpflicht nach Artikel 50 der KI-Verordnung: Ein KI-System, das direkt mit Menschen spricht, muss so gestaltet sein, dass die Menschen das erfahren. Unser KI-Telefonassistent sagt deshalb im ersten Satz, dass eine KI-Assistentin spricht. Gleich danach weist er darauf hin, dass das Gespräch als Text mitgeschrieben wird und dass Anrufende widersprechen können. Den genauen Wortlaut stimmen wir mit Ihnen im Konzept ab.
Funktioniert der KI-Telefonassistent mit meiner FRITZ!Box?
Ja, mit einer FRITZ!Box ab FRITZ!OS 7.50. Ab dieser Version unterstützt die FRITZ!Box WireGuard; darüber binden wir sie verschlüsselt an die Telefonanlage auf unserem Server in Deutschland an. Alternativ funktioniert der KI-Telefonassistent mit einem SIP-Trunk oder einer Cloud-Telefonanlage. Sie brauchen außerdem eine Rufnummer für den KI-Telefonassistenten oder ein Umleitungskonzept, zum Beispiel eine Umleitung, wenn niemand abnimmt. Welche Variante bei Ihnen passt, klären wir im Konzept.
Werden Gespräche aufgenommen?
Nein, eine Tonaufnahme gibt es nicht. Der KI-Telefonassistent schreibt das Gespräch als Text mit, damit Ihr Anliegen vollständig beim Team ankommt, und sagt das zu Beginn des Gesprächs. Wer das nicht möchte, sagt es einfach. In unserem eigenen Betrieb löschen Sprachdienst und Datenbank die Gesprächsinhalte nach 30 Tagen; die Gesprächsnotiz im Postfach bewahren wir auf, solange wir sie für das Anliegen brauchen. Für Ihr Unternehmen schlagen wir die Fristen in der Datenschutz-Folgenabschätzung vor.
Kann der KI-Telefonassistent weiterverbinden?
Nein, der KI-Telefonassistent verbindet nicht zu einer Person weiter. Er nimmt das Anliegen auf, bietet einen Rückruf oder einen Termin an und schickt Ihrem Team eine Notiz. Dringende Anliegen meldet er direkt nach dem Gespräch als Notfall-Mail. Wenn Sie möchten, dass Anrufe zuerst bei Ihnen klingeln, richten wir eine Umleitung ein: Der KI-Telefonassistent übernimmt dann, wenn niemand abnimmt oder besetzt ist. Wie viele Gespräche er gleichzeitig führt, legen wir im Konzept fest.
Wie klingt ein KI-Telefonassistent?
Rufen Sie unsere Assistentin an oder buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch von 30 Minuten.
Wenn wir nicht selbst abnehmen, antwortet unsere KI-Assistentin.